Regulamin funkcjonowania monitoringu wizyjnego

Podstawa prawa: Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (zwane dalej RODO).

Podstawą do przetwarzania danych jest art. 6 ust. 1 lit. f RODO prawnie uzasadniony interes administratora, w zw. z art. 22² Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2020.1320 t.j.).

§ 1. Postanowienia ogólne

Regulamin określa zasady funkcjonowania monitoringu wizyjnego, umieszczonego na terenie Spółdzielni Mieszkaniowej „Doły-Marysińska”; rejestracji i zapisu informacji, miejsca instalacji kamer, sposób zabezpieczenia gromadzonych danych, a także możliwości ich udostępniania.

§ 2. Słownik

Użyte w Regulaminie określenia oznaczają:

• Administrator – Spółdzielnia Mieszkaniowa „Doły-Marysińska”
• Monitoring lub system monitoringu – system monitoringu wizyjnego funkcjonujący/zamontowany wewnątrz i na zewnątrz budynków Spółdzielni Mieszkaniowej „Doły-Marysińska”.

§ 3. Administrator i Inspektor ochrony danych

1. Administratorem danych osobowych pochodzących z monitoringu wizyjnego jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „Doły-Marysińska” reprezentowana przez Zarząd Spółdzielni.

2. W celu należytej ochrony danych osobowych Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych Osobowych, z którym można się skontaktować pod adresem e-mail: magdalena@kuszmider.com.pl

3. Wgląd w obraz zarejestrowany przez monitoring wizyjny mają tylko i wyłącznie osoby uprawnione na podstawie przepisów prawa, Administrator Danych Osobowych lub osoba upoważniona przez Administratora Danych Osobowych. Osoby upoważnione mają świadomość odpowiedzialności za ochronę danych osobowych oraz posiadają stosowne upoważnienie wydane przez Administratora Danych Osobowych.

4. Ewidencja osób upoważnionych stanowi załącznik nr 3 do regulaminu.

§ 4. Cel i przetwarzanie danych

1. Celem zastosowania monitoringu jest zapewnienie bezpieczeństwa pracowników, ochrona mienia, zachowanie w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.

2. Przetwarzanie danych osobowych osób fizycznych w systemie monitoringu wizyjnego jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora.

§ 5. Organizacja monitoringu

1. Monitoring funkcjonuje w budynku Spółdzielni Mieszkaniowej „Doły-Marysińska”.
2. Rejestracji i zapisowi podlega tylko obraz (wizja).
3. Monitoring nie rejestruje dźwięku (fonii).
4. System monitoringu nie stosuje dodatkowej zaawansowanej analizy danych.
5. Obraz zarejestrowany w systemie monitoringu wizyjnego przechowywany jest na dysku rejestratora.
6. Urządzenia rejestrujące i zapisujące obraz znajdują się w serwerowni.
7. Monitor do podglądu znajduje się w serwerowni.
8. System monitoringu składa się z następujących elementów: a. kamer rejestrujących; b. urządzenia rejestrującego oraz zapisującego obraz; c. monitora pozwalającego na podgląd rejestrowanych zdarzeń.
9. Kamery monitoringu podczas obserwacji obejmują wyznaczony obszar.
10. Monitoringiem objęte są obszary:

§ 6. Przechowywanie nagrań

1. Nagrania obrazu Administrator przetwarza wyłącznie do celów, dla których zostały zebrane i przechowuje przez okres od 23 do 24 dni od dnia nagrania, przy czym samoistnie ulegają one usunięciu poprzez nadpisanie danych na urządzeniu rejestrującym obraz po wyczerpaniu pamięci na dysku rejestratora.

2. Po upływie okresu, o którym mowa w ust. 1, uzyskane w wyniku monitoringu nagrania obrazu zawierające dane osobowe, podlegają trwałemu zniszczeniu, z wyjątkiem sytuacji, w których nagrania zostały zabezpieczone, zgodnie z odrębnymi przepisami i stanowią dowód w postępowaniu prowadzonym na podstawie prawa lub Administrator powziął wiadomość, iż mogą one stanowić dowód.

3. Monitoring, w ramach którego dochodzi do przetwarzania danych osobowych, wymaga stosowania środków zabezpieczających przetwarzanie tych danych, a w szczególności uniemożliwiających ich utratę lub bezprawne rozpowszechnianie, a także uniemożliwienie dostępu do danych osobom nieuprawnionym.

4. Osobie zarejestrowanej przez system monitoringu wizyjnego przysługuje prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego – Prezesa Urzędu Ochrony Danych – Urząd Ochrony Danych Osobowych ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.

§ 7. Podmioty zewnętrzne

1. W celu zapewnienia odpowiedniego funkcjonowania i konserwacji systemu monitoringu Spółdzielnia Mieszkaniowa „Doły-Marysińska” reprezentowana przez Zarząd zleca firmie zewnętrznej przedmiotowe czynności.

2. W przypadku dokonywania czynności konserwacji, naprawy monitoringu osobie zewnętrznej towarzyszy osoba upoważniona przez Administratora.

3. W przypadku kiedy musiałoby dojść do przekazania rejestratora z danymi w celu naprawy, konserwacji do podmiotu zewnętrznego Administrator podpisuje umowę przekazania danych, w której określa się cel, a także odpowiedzialność wykonawcy usługi za przekazane dane.

§ 8. Informacja o monitoringu

1. Administrator w widocznym miejscu wypełnia obowiązek informacyjny zgodny z RODO.

2. Miejsca monitorowane zostają oznaczone w odpowiedni sposób, tj. widoczny, za pomocą odpowiednich znaków graficznych bądź informacji pisanych.

§ 9. Udostępnienie nagrania z monitoringu

1. Udostępnianie zapisu z obrazu monitoringu odbywa się na zasadach określonych przepisami prawa, a zapis może być udostępniony na pisemny wniosek: a. właściwym organom (w tym Policja, prokuratura, sądy) w zakresie realizowanych przez nie obowiązków wynikających z przepisów prawa; b. w szczególnie uzasadnionych przypadkach, osobom fizycznym na podstawie przepisów Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE.

2. Udostępnienie wnioskodawcy nośnika z kopią zapisu z obrazu monitoringu wizyjnego następuje za pisemnym pokwitowaniem na wniosek skierowany do Administratora (załącznik nr 1).

3. Wniosek rozpatrywany jest niezwłocznie.

4. Administrator prowadzi rejestr udostępniania nagrań z monitoringu Spółdzielni Mieszkaniowej „Doły-Marysińska” (załącznik nr 4).

5. Zgrywanie kopii zapisów z systemu monitoringu w celu udostępnienia zapisu wykonywane jest przez upoważnianych pracowników Administratora.

6. Kopie z monitoringu w celu udostępnienia przekazywane są na podstawie protokołu przekazania na nośniku elektronicznym danych z systemu monitoringu Spółdzielni Mieszkaniowej „Doły-Marysińska” (załącznik nr 2).

§ 10. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych niniejszym regulaminem ostateczną decyzję podejmuje Administrator.

2. Każda zmiana regulaminu monitoringu uzasadniona potrzebą organizacyjną czy techniczną powinna być dokonana w formie pisemnej.

3. Regulamin niniejszy został zatwierdzony przez Radę Nadzorczą Spółdzielni Mieszkaniowej „Doły – Marysińska” w Łodzi i wszedł w życie z dniem uchwalenia.

Załącznik nr 1

......................, dnia..........................

Wniosek o udostępnienie danych z monitoringu Spółdzielni Mieszkaniowej „Doły-Marysińska”

Imię i nazwisko wnioskodawcy........................................... ........................................................................... ........................................................................... ...........................................................................

Spółdzielnia Mieszkaniowa „Doły-Marysińska” ul. Nowopolska 12/14 91-712 Łódź

Zwracam się z prośbą o udostępnienie materiału z monitoringu wizyjnego Spółdzielni Mieszkaniowej „Doły-Marysińska” z dnia........................, obejmującego obszar ...........................................

Uzasadnienie:........................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ........................................................................................... ...........................................................................................

............................................. Podpis wnioskodawcy

Decyzja Administratora

☐ Wyrażam zgodę ☐ nie wyrażam zgody

................................................................. Data i podpis Administratora

Załącznik nr 2

Protokół przekazania na nośniku elektronicznym danych z systemu monitoringu Spółdzielni Mieszkaniowej „Doły-Marysińska”

Spółdzielnia Mieszkaniowa „Doły – Marysińska” reprezentowana przez ........................................... Prezes zarządu ........................................... Członek zarządu Zwany dalej przekazującym dane, przekazuje ........................................................................... ........................................................................... zwanym dalej przyjmującym dane na podstawie pisemnego wniosku z dnia......................................... następujące dane z systemu monitoringu ........................................................................................... ........................................................................................... ...........................................................................................

1. Przekazujący przekazuje, a przyjmujący przyjmuje następujące dane (zapis z kamer):

2. Przyjmujący dane oświadcza, że wykorzystane zostaną one wyłącznie do celów określonych w pisemnym wniosku, stanowiącym załącznik do niniejszego protokołu.

Protokół sporządzono w dwóch jednakowych egzemplarzach, po jednym dla każdej ze stron.

....................................... .......................................

Załącznik nr 3

Ewidencja osób upoważnionych do obserwowania i odczytu obrazu monitoringu wizyjnego:

Załącznik nr 4

Rejestr udostępnień danych osobowych z monitoringu wizyjnego

Klauzula informacyjna RODO — Monitoring wizyjny

W związku z zapisami art. 13 ROZPORZĄDZENIA PARLAMENTU EUROPEJSKIEGO I RADY (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.U. UE. z 2016 r., L 119, poz. 1) informujemy, że:

1. Administratorem Państwa danych osobowych przetwarzanych w systemie monitoringu wizyjnego jest Spółdzielnia Mieszkaniowa „Doły-Marysińska” reprezentowana przez Zarząd.
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych, z którym można skontaktować się pod adresem e-mail: magdalena@kuszmider.com.pl
3. Administrator danych osobowych gromadzi Państwa dane w systemie monitoringu wizyjnego w celu zapewnienia bezpieczeństwa pracowników, ochrony mienia lub kontroli produkcji, zachowania w tajemnicy informacji, których ujawnienie mogłoby narazić pracodawcę na szkodę.
4. Podstawą do przetwarzania danych jest art. art. 22² Ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. Kodeks pracy (Dz.U.2020.1320 t.j.).
5. Administrator przetwarza Państwa dane osobowe w ściśle określonym, minimalnym zakresie niezbędnym do osiągnięcia celów, dla których zostały zebrane.
6. W szczególnych sytuacjach (np. zdarzenia naruszające bezpieczeństwo osób) Administrator może udostępnić Państwa dane w postaci wizerunku innym podmiotom, uprawnionym do ich otrzymania na mocy przepisów prawa (np. Policji).
7. Dane osobowe przetwarzane przez Administratora przechowywane będą przez okres niezbędny do realizacji celów dla jakich zostały zebrane, nie dłużej niż przez okres od 23 do 24 dni od chwili ich utrwalenia.
8. Dane osobowe nie będą przekazywane do państwa trzeciego/organizacji międzynarodowej.
9. Przetwarzanie danych nie podlega zautomatyzowanemu podejmowaniu decyzji. Każda osoba, z wyjątkami zastrzeżonymi przepisami prawa, ma możliwość:
   • dostępu do danych osobowych jej dotyczących,
   • usunięcia lub ograniczenia przetwarzania,
   • wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania.
10. Z powyższych uprawnień można skorzystać w siedzibie Administratora, pisząc na adres Administratora lub drogą elektroniczną kierując korespondencję na adres Spółdzielni Mieszkaniowej „Doły-Marysińska”: ul. Nowopolska 12/14, 91-712 Łódź lub e-mailem: magdalena@kuszmider.com.pl
11. Przysługuje Państwu prawo wniesienia skargi do organu nadzorczego na niezgodne z RODO przetwarzanie Państwa danych osobowych przez Administratora. Organem właściwym dla ww. skargi jest: Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych, ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa.